出張旅費規程とは？作成するメリット～節税効果もあり

出張旅費規程は出張時の手続きや勤務時間、日当などさまざまな事項を定めるものです。作成しておくとメリットがあり、節税にもつながります。
この記事では出張旅費規程について、メリット、作成時の注意点などをご説明していきます。

出張旅費規程とは

出張旅費規程とは、以下のような事項を定めた規程です。

・規程の目的
・適用範囲(全社員なのか、パートタイマー等は除くか、など)
・出張の定義(何キロ以上移動したら出張扱いになるか、など)
・出張手続
・出張旅費(交通費、宿泊費、日当、食事代など)
・赴任旅費

社内の規程なので必ず定めなければならない事項はなく、自社の目的に沿って作成が可能です(ただし節税のメリットを得るためには、いくつかの注意点があります。詳しくは後述します)。

出張旅費規程のメリット

出張旅費規程を作成するメリットは主に「事務手続きの簡素化」および「節税効果」です。以下でそれぞれ詳しくご説明していきます。

出張に関する事務手続きを簡素化できる

出張旅費は、出張にかかった宿泊費や交通費などの経費を領収書に基づいて実費精算するのが基本です。しかし、もし出張旅費規程で費用の定額支給を定めておけば、細々した経費精算の手間を省けます。出張が多い会社では特に効果的でしょう。

また出張に関する手続きを定めておけば、従業員の役職やその時のケースによって悩むことなく機械的に交通手段や宿泊場所を手配できます。また規程に沿っていれば不公平感もなくなります。

節税効果がある

支払い側(会社)も、受け取る側(従業員)も、節税効果があります。

・支払い側(会社)

実費精算であれば消費税の課税仕入になりますが、定額支給の日当であっても、出張を行うにあたり通常必要であると認められる金額であれば課税仕入になり、消費税の節税になります(ただし海外への出張の場合は日当を含むすべての旅費は課税仕入になりません。実費精算の場合も同様です)。

また定額の日当が実費精算以上の金額であっても、全額を経費とできるので、法人税の節税になります。ただし当然実際に支払う必要がありますので、お金の支出を抑えたい場合には注意してください。

・受け取る側(従業員)

所得税がかからずに受け取ることが可能です。
実費精算であればもちろん所得税はかかりませんが、定額の日当であっても金額が通常必要とされる範囲内であれば所得税がかかりません。

判断基準としては以下を勘案します。

・役員および使用人のすべてを通じて適正なバランスが保たれていること
・同業種、同規模の他の使用者と比較して相当な金額であること

(参考:国税庁HP 法令解釈通達　旅費第4号関係　非課税とされる旅費の範囲)

役員が役員報酬以外で報酬を得られる

役員報酬は法人税法上、経費にできる金額が限られています。中小企業では、定期同額給与として報酬を支払う場合が一般的でしょう。定期同額給与は、事業年度を通してあらかじめ定められた毎月同額の報酬を支払うものです。

ところが出張旅費規程で日当を規定しておくと、役員であっても日当を受け取れます。
このように役員が役員報酬以外で日当分の報酬を得ることが可能になります。出張の多い役員の場合はより効果的でしょう。
ただし日当が経費として認められるには、社会通念上相当と認められる金額でなければなりません。詳しくは次の項目の「注意点」でご説明します。

出張旅費規程の注意点

様々なメリットのある出張旅費規程ですが、作成するにはいくつかの注意点があります。ここでは特に節税のメリットを得るための注意点をご紹介します。

対象は役員だけでなく、全社員であること

役員だけを対象として日当を受け取れるような規程だと、役員の日当は経費とは認められず税務署に否認される可能性が高くなります。役員とその他従業員の役職に応じて適正な差があるのは認められていますが、役員だけを対象として限定すると税務上は厳しいでしょう。

「適正な差」とは、役員と従業員の間で日当の金額に常識的な範囲内で差をつけたり、移動手段を「役員はグリーン車、従業員は普通車」にしたりといったことが考えられます。

取締役会で承認した規程通りにきちんと運用していること

規程があっても運用されていなければ意味がありません。まずは取締役会で承認を得た上で全従業員に周知し、規程どおりに全社員が運用することが大切です。
そうしないと恣意性が入ってくるので、税務署に否認されるリスクが高くなります。

日当が著しく高額でないこと

日当の金額が、前述したように「同業種、同規模の他の使用者と比較して相当な金額である」ことが必要です。あまり高額だと給与扱いになり所得税が課税されるだけでなく、役員への支給分は定期同額給与から外れるため経費にもなりません。
日当の相場について、次の項目で見ていきます。

日当の相場は？

「同業種、同規模の他の使用者と比較して相当な金額」といっても、法律上明確に金額が決まっているわけではありません。
役職ごと、日帰り出張と宿泊出張別、国内出張と海外出張に分けて規定している場合が一般的です。
日当の金額は、同業種、同規模の他の使用者の情報として「産労総合研究所」が出している「国内・海外出張旅費に関する調査」を見て、参考にするやり方もあります(2021年度の詳細レポートはこちらで販売しています)。

公開されている資料のなかで、2019年度の調査は以下の通りです。ご参考にしてください。

【国内出張旅費】

【海外出張旅費】

(引用:2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査)

まとめ

以上、出張旅費規程のメリットと注意点についてご説明しました。出張が多い会社では特にメリットの効果が出てくると思われますので、検討してみてはいかがでしょうか。
日当の相場は設定が難しい面もあるかと思います。迷った場合は税理士へ相談することも選択肢の一つとしてみてください。

仙波総合会計事務所では、税務上の判断を始めとしてさまざまなご相談を受け付けております。ご相談は無料で行っていただけますので、お気軽にお問い合わせください。